Acerca de las Bases de Datos - Access

BASE DE DATOS 

El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California.

De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.

Desde el punto de vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de información diferente y no predecible en el tiempo.

La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las siguientes propiedades:

·         Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.

·         Presentan la menor redundancia posible.

Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones

UNA BASE DE DATOS ES:
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

Microsoft Access

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado -ordenar libros, archivar documentación, etc.-.

¿Para qué sirve nos sirve el Access?

Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

¿Cuáles son los componentes de Access?

Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:

·         Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.

·         Informes

·         Tablas

·         Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e

·         Macros informes

·         Módulos

*Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente

*Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos (.mdb)

Objetos de la base de datos

·         Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

·         Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

·         Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

·         Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

·         Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

·         Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Conceptos básicos de una base de datos

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser:

·         Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

·         Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

·         Numérico: para introducir números

·         Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

·         Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

·         Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

·         Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

·         Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

·         Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

·         Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

Propiedades generales de los campos

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

 

En la carrera de Tecnicatura en Estadística en Salud lo utilizamos para importar tablas del Microsoft Excel al Access y generar consultas entre columnas y campos específicos a nuestro interés profesional.